Kyn­slóða­skipti: Arftakaáætlunin virkjuð, vinnustaðaskóli og ný tæki­færi fyrir starfs­fólk

Enda fyrirséð að þar láti um 5% starfsmanna af störfum sökum aldurs á næstu misserum og árum.

Adriana Karolina Pétursdóttir er leiðtogi starfsmannaþjónustu hjá Rio Tinto og staðgengill framkvæmdastjóra. Það skemmtilega er að þann 1.maí næstkomandi tekur hún við starfi framkvæmdastjóra starfsmannasviðs, þegar núverandi framkvæmdastjóri lætur af störfum sökum aldurs.

Adriana segir einmitt mikilvægt að vinnustaðir hugi vel að málum sem lúta að kynslóðaskiptum.

„Meðalstarfsaldur starfsmanna hjá okkur er mjög hár og það þykir því fátt jafn eðlilegt hér og að fólk hafi starfað í 25 ár eða lengur hjá fyrirtækinu. Þetta þýðir að hér eru einstaklingar með gríðarlega reynslu, jafnvel fimmtíu ár eða lengur,“ segir Adriana og brosir.

„Við erum auðvitað mjög stolt af því hversu hár starfsaldurinn hefur verið hjá okkur mjög lengi. Enda viðurkenni ég það að fyrir nokkrum árum síðan hringdi ég í nokkra kollega til að spyrjast fyrir um það hvað vinnustaðir gerðu þegar starfsfólk fagnar hálfrar aldar starfsafmæli,“ segir Adriana og bætir við:

„Þá kom í ljós að nokkrir þekktu til 40 ára starfsafmæla eða jafnvel 45 ára en fá fyrirtæki fagna hálfri öld með starfsfólki.“

Hvað svo sem áratugunum líður, er það þó staðreynd að á ýmsum rótgrónum vinnustöðum eru kynslóðaskipti næstu misserin nokkuð fyrirséð. Af því tilefni, fjallar Atvinnulífið um málið í gær og í dag.

Arftakaáætlunin virkjuð

Hjá Rio Tinto starfa um 390 starfsmenn og til viðbótar um 130 starfsmenn sem starfa í sumarafleysingum.

Adriana segir meðalstarfsaldur nú að mælast fjórtán ár, sem er nokkuð lægra en var fyrir nokkrum árum síðan. Skýringuna segir hún meðal annars þá að síðustu árin hafa nokkrir látið af störfum hjá Rio Tinto sökum aldurs og þá verið að ráða inn nýtt fólk í staðinn.

Almennt er þó horft til starfsþróunar innan veggja fyrirtækisins þegar kemur að því að fylla í skarð þeirra sem hætta sökum aldurs.

„Auðvitað er það ekki alltaf hægt. Til dæmis í viss sérfræðistörf sem kalla á ákveðna menntun og þekkingu,“ segir Adriana.

En markvisst er þó unnið með starfsþróun og tækifæri sem lið í svokallaðri arftaka-áætlun, sem Rio Tinto virkjaði sem aðgerð fyrir þó nokkrum árum síðan.

Arftakaáætlunin felur ýmislegt í sér en Adriana segir að eitt af því sem hefur nýst þeim sérstaklega vel er að fyrir nokkrum árum síðan kortlagði fyrirtækið í þaula, aldur og starfsaldur starfsfólks til þess að efla yfirsýnina um hvernig kynslóðaskiptin myndu líta út.

Við skoðuðum þá hverja deild og hverja vakt með tilliti til starfsaldurs, hæfni og fleira.“

Þá segir hún annað atriði hafa gefist sérstaklega vel og það er að vera með virkt staðgenglakerfi.

Til dæmis fyrir flokkstjóra, verkstjóra, framkvæmdastjóra og fleiri.

„Með virkum staðgengli er átt við að viðkomandi leysir annan starfsmann af í orlofum eða öðrum leyfum en ber þá fulla ábyrgð eftir því sem við á. Sem mér finnst einstaklega árangursríkt því það er allt annað að leysa af leiðtoga af ef það er aðeins í orði en ekki á borði, heldur en að leysa einhvern af og bera á því hlutverki fulla ábyrgð á meðan er“ segir Adriana og bætir við:

„En þetta þýðir þá líka að það þarf markvisst að huga að ýmissi þjálfun og fræðslu fyrir staðgengilinn eftir því hvað við á hverju sinni. Ég nefni sem dæmi staðgengil fyrir framkvæmdastjóra. Ef hann á að geta sinnt sínu starfi sem staðgengill, berandi fulla ábyrgð og svo framvegis, þýðir það líka að viðkomandi staðgengill þarf að taka þátt í ýmsum verkefnum sem hafa mótandi áhrif. Þátttaka í stefnumótunarvinnu er gott dæmi um slíkt verkefni.“

Stóriðjuskólinn

Annað sem Rio Tinto hefur starfrækt í fjölda ára er Stóriðjuskólinn, en það er skóli sem stofnaður var árið 1998.

Með því að sækja Stóriðjuskólann, segir Adriana margt ávinnast.

„Til viðbótar við að auka á þekkingu starfsfólks og öryggi eru líka jákvæðir áhrifaþættir að mælast eins og jákvæð áhrif á tengslanetsmyndun starfsfólks og aukin starfsánægja.“

Um fimmtán nemendur eru í Stóriðjuskólanum á hverri önn og segir Adriana skólann vera góða leið til að vinna að starfsþróun.

Sem dæmi má nefna að af þeim fimmtán sem við útskrifuðum úr skólanum síðastliðið vor, eru þrír nú þegar orðnir verkstjórar og tveir orðnir flokkstjórar.“

Hún segir markmið skólans þó ekkert einungis felast í því að fólk sækist í stjórnendastörf eða meiri ábyrgð.

„Það eru alls ekkert allir sem hafa áhuga á því og auðvitað þarf að virða það. Hins vegar er skólinn líka leið til að liðka fyrir þeirri þekkingaryfirfærslu sem á sér stað þegar kynslóðaskipti verða á vinnustöðum og skólinn er því að öllu leyti góður hluti af arftakaáætluninni okkar.“

Góðu ráðin

Þá segir Adriana að þegar unnið er að kynslóðaskiptum innan fyrirtækja felist ferlið ekki í neinu einu, heldur samhangandi þáttum.

„Við erum oft að horfa til fólks sem við sjáum fyrir okkur sem góða kandídata sem staðgengla. Sumir gerast staðgenglar eftir að þeir fara í Stóriðjuskólann og stundum hvetjum við til þess að fólk sæki um í skólanum vegna þess að við sjáum tækifæri í þeim þegar þau sinna störfum sínum sem staðgenglar.“

Mannlegi þátturinn er hins vegar alltaf til staðar líka og rifjar Adriana upp eitt dæmi sem slíkt.

„Ég man eftir konu sem við höfðum augastað á sem arftaka fyrir verkstjóra sem við vissum að myndi láta af störfum sökum aldurs innan skamms. Hún stóð sig vel sem staðgengill en hafði engan hug á að sækja um Stóriðjuskólann vegna þess að henni fannst svo langt um liðið síðan hún var í skóla og sá ekki fyrir sér að þetta væri eitthvað sem henni byðist eða hún gæti staðið undir,“ segir Adriana en bætir við:

En eftir gott og uppbyggilegt samtal við verkstjórann ákvað hún að láta slag standa, sótti um skólann, útskrifaðist þaðan og starfaði í fjöldamörg ár áður en hún fór á eftirlaun!“

Heilt yfir segir Adriana vinnustaði fyrst og fremst þurfa að hafa yfirsýn.

„Að kortleggja stöðuna með tilliti til kynslóðaskipta sem fyrst þannig að það sé verið að vinna að þessum málum statt og stöðugt í svolítinn tíma. Þekkingaryfirfærslan er gífurlega mikil þegar þaulreynt fólk er að láta af störfum sem oft býr yfir gríðarlega verðmætri þekkingu og reynslu. Þá skiptir miklu máli að ferlið sé þannig að unnið sé að undirbúningi og arftaka með góðum fyrirvara og ekki aðeins þegar að því kemur að fólkið er að hætta að vinna,“ segir Adriana og bætir við:

„Þessu til viðbótar má líka nefna að með því að vera með virka arftakaáætlun í gangi erum við líka að efla samkeppnishæfni Rio Tinto og að gera fyrirtækið að eftirsóttari vinnustað. Það getur því verið mjög margt jákvætt sem hlýst af því að vinna vel að arftakaáætlun.“